Digitale Arbeitsverträge & Nachweisgesetz 2025
Mit der jüngsten Reform des Nachweisgesetzes wurde der schriftlichen Dokumentationspflicht für Arbeitsbedingungen eine digitale Alternative hinzugefügt. Abgesehen von einigen Ausnahmefällen, die weiterhin der Schriftform bedürfen, ist es Arbeitgebern durch die Gesetzesänderung seit dem 01.01.2025 möglich, die Arbeitsbedingungen dem Arbeitnehmer auch in Textform übermitteln. Dadurch wurde nun der Weg frei, um auch digitale Arbeitsverträge abzuschließen.
Welche neuen Regelungen das Nachweisgesetz 2025 konkret mit sich bringt und wann ein elektronischer Nachweis über die Arbeitsbedingungen, z. B. per E-Mail ausreichend oder nicht ausreichend ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Grundsätzliches zum schriftlichen Arbeitsvertrag und Arbeiten ohne Arbeitsvertrag
Ein Arbeitsvertrag bildet die Grundlage jedes Beschäftigungsverhältnisses und wird in der Regel schriftlich abgeschlossen . Hierzu sendet der Arbeitgeber 2 von ihm unterzeichnete Exemplare des Arbeitsvertrags an den Arbeitnehmer, der Arbeitnehmer unterzeichnet zumindest eines der beiden Exemplare und händigt dieses dem Arbeitgeber wieder aus.
Zwingend ist dieses Procedere nicht. An keiner Stelle des BGB ist geregelt, dass ein Arbeitsvertrag schriftlich abgeschlossen werden muss. Tatsächlich gibt es eine Vielzahl von Arbeitnehmern, die niemals einen schriftlichen Arbeitsvertrag abgeschlossen haben und somit ohne schriftlichen Arbeitsvertrag arbeiten .
Nachweisgesetz 2025 – Änderung der Schriftform
Um diese Arbeitnehmer nicht im Unklaren über die mit Ihnen vereinbarten Arbeitsbedingungen zu lassen, hatten Arbeitgeber bisher die Pflicht, die Arbeitsbedingungen dem Arbeitnehmer gemäß den Vorschriften des Nachweisgesetzes schriftlich auszuhändigen.
Dies führte dazu, dass auch die Nutzung digitaler Arbeitsverträge in der Praxis wenig sinnvoll war. Zwar war der Abschluss eines digitalen Arbeitsvertrages bisher theoretisch möglich, durch das zusätzliche Erfordernis die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich zu dokumentieren, ging der Vorteil der Digitalisierung jedoch weitgehend verloren.
Nunmehr hat das Nachweisgesetz zum 01.01.2025 eine wesentliche Neuerung erfahren: Gemäß § 2 Abs. 1 des Nachweisgesetzes genügt es nun, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Arbeitsbedingungen in Textform zukommen lässt und der Arbeitnehmer den Erhalt digital unterzeichnet oder in anderer Form bestätigt. Hierdurch soll weniger Bürokratie notwendig sein. Bei der Übermittlung der Arbeitsbedingungen ist es zwingend, dass diese dem Arbeitnehmer dauerhaft zur Verfügung gestellt werden. Die Übersendung eines Links zu den Arbeitsbedingungen, ist daher nicht ausreichend.
Da nun mit der Änderung des Nachweisgesetzes in vielen Fällen auf die bislang vorgeschriebene Schriftform der Arbeitsbedingungen verzichtet werden kann, wird digitale Abschluss von Arbeitsverträgen nun problemlos möglich.
Ausnahmen – wann muss ein Arbeitsvertrag schriftlich sein?
Trotz der grundsätzlichen Regelung gibt es Arbeitsverträge, die schriftlich abgefasst werden müssen. Dieses ist z.B. der Fall, wenn ein Arbeitsvertrag befristet ist. Befristungen entfalten nur dann Wirksamkeit, wenn sie schriftlich vereinbart wurden. Dieses ergibt sich aus § 14 Abs. IV TzBfG . Sollte ein befristeter Arbeitsvertrag abgeschlossen worden sein, ohne die Schriftform einzuhalten, so ist der Arbeitsvertrag dennoch nicht unwirksam. Er gilt dann als unbefristet abgeschlossen (siehe auch Entfristung des Arbeitsvertrages ). Die Schriftform könnte zwar vermutlich durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden, doch ist die Rechtslage diesbezüglich noch nicht abschließend geklärt und außerdem verfügen die meisten Arbeitnehmer auch nicht über die Möglichkeit, eine solche zu erstellen.
Der Abschluss von befristeten Arbeitsverträgen ist weit verbreitet. Manche Arbeitsverträge sind sogar zunächst auf die Probezeit befristet . Es empfiehlt sich daher, genau darauf zu achten, ob ein Absehen von der Schriftform möglich ist. Administrativ dürfte es einfacher sein, für alle Arbeitsverträge eines Unternehmens die gleiche Form einzuhalten. Anderenfalls sind Fehler vorprogrammiert.
Schriftform bei Kündigungen?
Zusammenfassung digitale Arbeitsverträge & Nachweisgesetz 2025
- Ein Arbeitsverhältnis kann auch mündlich zustande kommen. Die Befristung eines Arbeitsverhältnisses bedarf jedoch der Schriftform.
- Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf Niederlegung seiner Arbeitsbedingungen gemäß dem Nachweisgesetz.
- Die Niederlegung der Arbeitsbedingungen kann seit 01.01.2025 auf elektronischem Weg erfolgen. Der Arbeitnehmer muss den Zugang bestätigen und der Arbeitgeber den Zugangsnachweis gut aufbewahren.
- Der digitale Abschluss von Arbeitsverträgen wird dadurch nun problemlos möglich.
- Für den Ausspruch von Kündigungen oder die Vereinbarung von Aufhebungsverträgen gibt es keine Erleichterungen in der Form. Die geltende Kündigungsfrist ist ab dem Zugang der Kündigung beim Arbeitnehmer zu berechnen.
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