Homeoffice – Kosten und Arbeitsrecht Homeoffice – Kosten und Arbeitsrecht

Die Arbeit im Homeoffice und häusliche Telearbeit werden immer beliebter und haben sich besonders in Zeiten von Corona weiter etabliert. Für den Arbeitnehmer stellen sich hierbei rechtliche und wirtschaftliche Fragen, die wir in diesem Beitrag erläutern. Hierbei gehen wir insbesondere auf die Fragen der Kostentragung, aber auch auf steuer-, versicherungs- und datenschutzrechtliche Aspekte ein.

• Anspruch auf häusliche Telearbeit und Homeoffice
• Welche Kosten muss der Arbeitgeber für Arbeit im Homeoffice erstatten
• Steuerrechtliche Aspekte im Zusammenhang mit dem Homeoffice
• Unfallversicherung im Homeoffice
• Datenschutz im Homeoffice
• Zusammenfassung
• Hilfe bei arbeitsrechtlichen Fragen

Anspruch auf häusliche Telearbeit und Homeoffice

Arbeitnehmer fragen sich zunächst, ob ein rechtlicher Anspruch auf Arbeit im Homeoffice besteht oder, ob der Arbeitgeber sogar darauf bestehen kann, dass die Arbeit im Homeoffice erledigt wird. Solch ein Rechtsanspruch besteht gesetzlich grundsätzlich nicht. Der Arbeitgeber bestimmt aufgrund seines Weisungs- und Direktionsrecht den Ort der Arbeit nach billigem Ermessen, § 611a BGB und § 106 GewO. Dieses Weisungs- und Direktionsrecht endet allerdings spätestens in den privaten Wohnräumen des Arbeitnehmers.

Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber in der Vergangenheit die Arbeit im Homeoffice erlaubt hat oder dies während der Corona-Pandemie sogar zwingend nötig war. Selbst Risikogruppen haben keinen zwingenden Anspruch auf Telearbeit oder ein Einzelbüro.

Ein arbeitnehmerseitiger Anspruch kann sich allerdings aus einer vertraglichen Vereinbarung im Arbeitsvertrag oder aus einer Kollektivvereinbarung wie beispielsweise einer Betriebsvereinbarung ergeben. Im Rahmen eines Jobwechsels oder einer Vertragsanpassung kann mit dem Arbeitgeber vertraglich vereinbart werden, dass der Arbeitnehmer einen Anspruch darauf hat, seine Arbeit in einem festgelegten Umfang von Zuhause aus erledigen zu dürfen. Gleiches gilt also auch in umgekehrter Richtung für den Arbeitgeber, denn der Arbeitnehmer kann – ohne vertragliche Vereinbarung - nicht dazu gezwungen werden, von Zuhause aus zu arbeiten. In der Regel reicht übrigens eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag, um die vertraglichen Vereinbarungen zu fixieren.

Welche Kosten muss der Arbeitgeber für Arbeit im Homeoffice erstatten?

Welche Kosten der Arbeitgeber übernehmen muss, wenn der Arbeitnehmer vom Homeoffice aus arbeitet, ergibt sich bestenfalls bereits aus einer vertraglichen Vereinbarung. Hierbei sollten Regelungen zu den Kosten von z.B. Möbeln, Computer, Verbrauchsmaterialien wie Druckerpapier, Stromkosten, Telekommunikationskosten, Heizkosten oder auch eine anteilige Übernahme der Mietkosten vereinbart werden. Üblicherweise wird für diese Kosten eine monatliche Pauschale vereinbart und gleichzeitig werden die wesentlichen Arbeitsmittel vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt.

Aber auch dann, wenn eine vertragliche Vereinbarung fehlt, hat der Arbeitnehmer grundsätzlich einen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber sich an den Kosten für die häusliche Telearbeit beteiligt und die Arbeitsmittel zur Verfügung stellt. Der Arbeitgeber darf seinen Mitarbeiter also nicht zwingen, dass dieser seine privaten Gegenstände (beispielsweise den privaten Laptop, das Smartphone oder den Drucker) für die Arbeit im Homeoffice benutzt.

Es ist allerdings auch zu berücksichtigen, wessen Interesse die Arbeit im Homeoffice überwiegend dient. Wenn der Arbeitgeber in seinen Betriebsräumen einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt und die Arbeit von Zuhause aus – beispielsweise aufgrund von Kinderbetreuung – nur geduldet wird, wirkt sich das für den Arbeitnehmer natürlich auch (negativ) auf die Kostentragungspflicht des Arbeitgebers aus.

Steuerrechtliche Aspekte im Zusammenhang mit dem Homeoffice:

Grundsätzlich können Arbeitnehmer nur dann Kosten für das Homeoffice absetzen, wenn sie die Voraussetzungen für ein „häusliches Arbeitszimmer“ erfüllen. Das setzt voraus, dass das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit bildet, weil kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Dann sind die tatsächlichen Kosten, die anteilig auf das Arbeitszimmer entfallen, voll als Werbungskosten absetzbar. Bestimmte Berufsgruppen, die üblicherweise einen gewissen Anteil ihrer Arbeit von Zuhause aus erledigen, ohne dass das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit bildet, können nur einen Betrag von maximal 1.250,- Euro der tatsächlichen Kosten absetzen. Das betrifft insbesondere Lehrer, Freelancer und Außendienstmitarbeiter.

Für die Steuerjahre 2020 und 2021 gewährt der Gesetzgeber aufgrund der pandemiebedingten Erfordernisse eine Homeoffice-Pauschale von 5,- Euro für jeden Tag, den Arbeitnehmer von Zuhause aus Telearbeit verrichtet haben. Der absetzbare Gesamtbetrag ist allerdings auf 600,- Euro begrenzt, so dass für maximal 120 Tage die Pauschale geltend gemacht werden kann.

Unfallversicherung im Homeoffice:

Hinsichtlich eines Arbeitsunfalls im Homeoffice ist der Arbeitnehmer grundsätzlich über die gesetzliche Unfallversicherung versichert. Nach § 8 Abs. 1 SGB VII besteht der Versicherungsschutz in gleichem Umfang wie bei Ausübung der Tätigkeit auf der Unternehmensstätte. Voraussetzung ist natürlich, dass sich der Arbeitsunfall im Rahmen einer versicherten Tätigkeit nach §§ 2, 3 oder 6 SGB VII handelt. Hiervon umfasst sind dann also auch Tätigkeiten, die im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit im Homeoffice stehen, beispielsweise ein Sturz auf Treppe auf dem Weg zur Toilette während der Arbeitszeit im Homeoffice.

Datenschutz im Homeoffice:

Im Zusammenhang mit dem Datenschutz gelten für betriebliche Tätigkeiten im Homeoffice auch die Vorschriften zum Datenschutz. Hier sollte der Arbeitgeber aktiv gewährleisten, dass die Vorschriften auch eingehalten werden (können). Beispielsweise sollte die EDV so bereitgestellt werden, dass unbefugte Dritte hierauf keinen Zugriff haben und jeder Zugriff nur vom Berechtigten erfolgen kann. Die Datenübermittlung sollte ebenfalls über eine geschützte Verbindung erfolgen und physikalische Ausdrucke auf ein notwendiges Mindestmaß beschränkt werden. Darüber hinaus empfiehlt es sich, eine unterschriebene Verpflichtungserklärung des Arbeitnehmers zur Einhaltung des Datenschutzes anzufordern und gleichzeitig nachweisen zu können, dass der Arbeitnehmer auf den Datenschutz hingewiesen und aufgeklärt wurde.

Zusammenfassung

• Ein gesetzlicher Anspruch auf Arbeit im Homeoffice besteht bisher nicht. Solch einen Anspruch kann der Arbeitnehmer jedoch vertraglich im Arbeitsvertrag oder der Betriebsrat in einer Betriebsvereinbarung vereinbaren. In der Regel reicht eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag.
• Auch der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmer – ohne vertragliche Vereinbarung – nicht zwingen, von Zuhause aus zu arbeiten bzw. häusliche Telearbeit zu verrichten.
• Grundsätzlich besteht ein Kostenerstattungsanspruch für Arbeits- und Betriebsmittel, die vom Arbeitgeber kostenlos zur Verfügung gestellt werden müssen.
• In der Regel wird eine monatliche Pauschale vereinbart, die die laufenden Kosten für Strom, Verbrauchsmittel und anteilige Fixkosten abdeckt. Wenn der Arbeitnehmer seine privaten EDV-Mittel für die Arbeit benutzt, sollte die Pauschale auch diese Kosten umfassen.
• Wenn der Arbeitgeber jedoch in seinen Betriebsräumen einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt und die Arbeit im Homeoffice nur geduldet wird, wirkt sich das für den Arbeitnehmer auch negativ auf die Pflicht zur Kostenübernahme aus.
• Für die Steuerjahre 2020 und 2021 gewährt der Gesetzgeber allen Arbeitnehmern im Rahmen der Werbungskosten eine Homeoffice-Pauschale in Höhe von fünf Euro für jeden Tag, den sie von Zuhause aus gearbeitet haben. (Maximal können jedoch 600,- Euro abgesetzt werden).
• Ansonsten können nur die Arbeitnehmer die Kosten für das Homeoffice steuerlich geltend machen, die die Voraussetzunge für ein „häusliches Arbeitszimmer“ erfüllen.
• Im Homeoffice gilt im Rahmen der gesetzlichen Unfallversicherung grundsätzlich der gleiche Schutz, wie während der Arbeit im Betrieb, vgl. § 8 Abs. 1 SGB VII.
• Arbeitgeber sind gut beraten, wenn sie Vorkehrungen zum Datenschutz auch für das Homeoffice einrichten und Sorge dafür tragen, dass die Voraussetzungen zum Schutz personenbezogener Daten gewährleistet sind.

Hilfe bei arbeits- und steuerrechtlichen Fragen:

Kontaktieren Sie uns unverbindlich, wenn Sie Fragen im Zusammenhang mit dem Homeoffice oder der Telearbeit haben. Wir klären Sie in diesem Zusammenhang gerne in allen arbeits- und steuerrechtlichen Fragenstellungen auf.

Dr. Patrizia Antoni hat den Fachanwalt für Arbeitsrecht und Steuerrecht . Nina Haverkamp ist Fachanwältin für Insolvenzrecht und für Handels- und Gesellschaftsrecht .

Wir beraten Sie in allen wirtschaftsrechtlichen Fragen gerne. Vereinbaren Sie einen Termin in den Büros der Kanzlei AHS Rechtsanwälte in Köln oder Bonn oder auch online.